|
Пискунова
Наталья
к.э.н., доцент
Тарасенко
Лилия
студентка
Донецкий
национальный университет
г. Донецк
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
Документооборот
– важная составляющая процесса деятельности любого предприятия. Бухгалтерский
учет как упорядоченная система обобщения информации о финансово-хозяйственной
деятельности предприятия, в отличие от оперативно-технического и
статистического учета, базируется на методе сплошного и непрерывного
документирования всех без исключения хозяйственных операций, осуществляемых в
процессе хозяйственной деятельности предприятия.
В связи
с расширением использования компьютерных технологий, все актуальнее становится
широкое применение электронных документов в деятельности предприятий и, как
следствие, необходимость организации системы электронного документооборота.
Целью
работы является обоснование необходимости внедрения электронного
документооборота, а также рассмотрение его сущности.
В
настоящее время организация электронного документооборота на предприятии
регламентируется Законом Украины «О электронных документах и электронном
документообороте». Исходя из определения данного нормативного документа,
электронный документооборот включает в себя: процесс движения документов, на
основе использования компьютерных технологий. Электронный документооборот
обеспечивает циркуляцию электронных документов, которые являются основой новой
формы взаимодействия государства и общества [1].
Любой
документ должен быть идентифицирован определенным юридическим или физическим лицом,
которое создало его. В бумажных документах используют подпись и печать, а для
электронных документов внедрена электронная подпись. Электронная подпись –
реквизит, в котором данные о лице, приведены в электронной форме, которые
прилагаются или логически связаны с электронным документом и служат для
идентификации [1].
Электронная
цифровая подпись (ЭЦП) может использоваться юридическими и физическими лицами
как аналог собственноручной подписи для придания электронному документу
юридической силы. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП,
эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе с собственноручной
подписью правоспособного лица и скрепленного печатью [2].
ЭЦП
обладает всеми основными свойствами собственноручной подписи:
·
говорит о том, что полученный документ
поступил от лица, его подписавшего;
·
гарантирует целостность и защиту от
искажения / исправления подписанного документа;
·
не дает возможности лицу, подписавшему
документ, отказаться от обязательств, возникших в результате подписания этого
электронного документа.
Преимущества
ЭЦП:
·
юридическая сила электронных
документов. Законы Украины приравнивают по юридической силе электронные
документы, подписанные ЭЦП, и документы с собственноручной подписью или
печатью, а также создают правовую основу для применения ЭЦП и совершения
юридически значимых действий путем электронного документооборота.
·
конфиденциальность и безопасность
информации. Используя ЭЦП, юридическое или физическое лицо получает
дополнительные возможности шифрования документов. Благодаря надежным
криптографическим алгоритмам обеспечивается конфиденциальность информации,
которая предусматривает невозможность доступа к ней любого лица, не владеющего
секретным ключом.
·
возможность ведения электронного
документооборота с государственными структурами. Использовать одни и те же
средства ЭЦП при обмене данными со всеми министерствами, ведомствами, при
подаче отчетности в любые контролирующие органы на территории Украины.
·
совершенствование бизнес-процессов на
предприятиях. Ведение электронного документооборота на
предприятиях значительно сокращает объемы бумажной бухгалтерской документации,
экономит время сотрудников и расходы предприятий, связанные с заключением
договоров, оформлением платежных документов и их пересылкой контрагенту [2].
Создание
полноценных систем электронного документооборота, существующие информационные
технологии дают возможность организовать документооборот в пределах отдельного
учреждения так, чтобы значительная часть рутинной работы исполнялась при помощи
технических средств.
К
электронным документам предъявляются определенные требования:
·
наличие обязательных реквизитов, как и
для бумажных документов;
·
наличие цифровой электронной подписи;
·
субъекты электронного документооборота
должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в
форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях;
·
срок хранения электронных документов на
электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного
законодательством для соответствующих документов на бумаге;
·
информация электронных документов должна
быть доступной и для дальнейшего ее использования [3].
Для
достижения минимальных затрат труда и повышения оперативности во время работы с
документами необходима хорошо организованная схема организации их движения с
момента создания до момента завершения работы с ними. На нынешней стадии
развития компьютерных технологий задание состоит в систематичной автоматизации
процессов организации документооборота, постепенном вытеснении бумажных
носителей электронными. Эти процессы сейчас существуют параллельно и еще
некоторое время будут только вспомогательными средствами, дублирующими
корректную в правовом аспекте практику работы с документами [3].
Таким
образом, внедрение системы электронного документооборота в практику
отечественных предприятий, предусматривает, прежде всего, обеспечение быстрого
и удобного движения документов, что повысит эффективность деятельности
предприятия, благодаря значительному ускорению подготовки документов и,
соответственно, принятию управленческих решений.
Список
использованных источников
1. Закон Украины «Об электронном документе
и электронном документообороте» N 851-IV от 22 мая 2003 г.
2. Величкевич М.Б., Митрофон Н.В., Кунанець
Н.Е. «Электронный документооборот, тенденции и перспективы», научная статья
[Электронный ресурс]: http://archive.nbuv.gov.ua/portal/natural/Vnulp/ISM/2010_689/06.pdf.
3. Информация с официального сайта
Украинского Сертификационного центра [Электронный ресурс]:
http://www.ukrcc.com/.
| 
