УДК 657:004
Голячук Наталія
к.е.н., доцент
Рихлюк Вікторія
здобувач
Луцький національний технічний університет
м. Луцьк
Електронний документообіг підприємства
Анотація
У статті розглянуто питання поняття електронного документообігу, види електронних документів,особливості зберігання електронних документів та переваги їх використання.
Ключові слова: електронні документи, електронний документообіг, інформаційна система, інформаційні технології, підприємство
Управлінська діяльність пов’язана з інформаційним обміном між суб’єктами та об’єктами управління. При відсутності необхідної інформації неможливе прийняття своєчасних рішень, визначення стратегії розвитку організації. Одним з основних факторів впливу науково-технічного прогресу на всі сфери діяльності людини є широке використання інформаційних технологій. На сучасному рівні їх розвитку робота з інформацією здійснюється швидше, ефективніше. Під впливом нових інформаційних технологій відбуваються докорінні зміни в системі управління, автоматизуються процеси обґрунтування і прийняття рішень, організація їх виконання, підвищується професіоналізм фахівців, зайнятих в управлінській діяльності [1]. Якщо раніше всі документи на підприємстві велися в паперовому вигляді, то на даний час все частіше використовується електронний документообіг.
Відповідно до ст. 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [2].
Робота з електронними документами потребує створення системи управління документами і документообігом в масштабі інформаційної системи підприємства (ІС). Ця система охоплює всі етапи життєвого циклу документів: створення, зберігання, пошук, обробку, здачу в архів, видалення документа.
Документи в інформаційній системі за напрямами інформаційних потоків розподіляються:
- вхідні зовнішні документи;
- вхідні внутрішні документи;
- вихідні документи, створені в інформаційній системі підприємства.
Вхідні зовнішні документи реєструються, при необхідності перетворюються в електронні документи. Усі вхідні документи зберігаються в архіві протягом регламентованого строку. Якщо документ має директивний характер тоді розробляється план заходів, визначається склад виконавців, складається план-графік робіт і терміни їх виконання, а документ береться під контроль. Вхідний документ може містити інформацію, яка є вихідною для вирішення окремих завдань. Такі документи підлягають обов’язковому введенню в базу даних. Для електронних документів використовується маршрутизація: передача документа виконавцю, введення документа в БД, відмітка про передачу документа за маршрутом обробки тощо.
Внутрішні документи обслуговують функції управління, всі форми документів і схема документообігу регламентовані конфігурацією інформаційної системи, яка використовується на підприємстві.
Вихідні електронні документи розсилаються одержувачам за допомогою стандартних інформаційних технологій. Для розсилки може використовуватися: кур’єрський зв’язок (передача друкованих копій документів або машинних носіїв), електронна пошта, Web-публікації.
Система зберігання документів в електронному вигляді повинна забезпечувати: централізоване зберігання документів; ведення архіву електронних документів; адміністрування системи управління документами; санкціонований доступ і парольний захист файлів електронних документів в режимі зчитування / запису; конвертацію файлів електронних документів у різні формати; вибір носіїв інформації для організації системи зберігання документів відповідно до частоти звернення, термінів дії документа; швидкий перегляд документів різних форматів без завантаження вихідних додатків; пошук документів за різними критеріями відбору тощо.
Програмні системи управління електронними документами мають відкритий програмний інтерфейс (Application Program Interface - API), що дозволяє нарощувати функції роботи з документами, вбудовувати ці функції в прикладне програмне забезпечення функціонального призначення. За допомогою нової інформаційної технологи Workflow (управління потоком) можна моделювати і описувати господарські процеси (бізнес-процеси) в термінах документів, відслідковувати взаємодію суб’єктів бізнесу, настання певних подій чи умов. Workflow використовує систему електронної пошти для розсилки документів маршрутом, створює сценарії господарських процесів в термінах документів і певних дій над ними. У ІС автоматизація документообігу стає ефективним інструментом системи управління. За допомогою сценаріїв руху документів описуються бізнес-процеси, які знаходяться під постійним контролем.
Переваги системи електронного документообігу на підприємстві:
а) для управлінського персоналу:
- аналіз бізнес-процесів на підприємстві та прийняття оптимальних управлінських рішень;
- оперативний контроль і розподіл навантаження на працівників підприємства;
- безпосередній контроль за діями користувачів системи електронного документообігу;
- можливість контролювати поставлені завдання перед працівниками підприємства;
- погодження виконання документа в режимі он-лайн;
- дозволяє забезпечити належну інформаційну безпеку на підприємстві засобами крипто захисту;
б) для інших працівників:
- зниження помилок в процесі роботи працівника шляхом введення функцій стандартної перевірки документів;
- скорочення витрат часу на пошук необхідної інформації працівниками підприємства;
- зручний алгоритм роботи, що полегшує користування системою для працівників підприємства в процесі виконання малознайомої роботи, який супроводжується інструктивним матеріалом [3].
Технологія роботи з електронними документами дозволяє колективний доступ до одних і тих же документів в порядку: формування груп користувачів електронних документів; включення до складу групи нових користувачів; визначення режимів роботи з електронними документами для різних груп і користувачів.
Таким чином, для підприємств, які ефективно використовують інформаційні технології в повсякденній роботі електронний документообіг є незамінним помічником в роботі підприємства. Електронний документообіг значно спрощує роботу з документами, підвищуючи продуктивність і точність роботи співробітників.
Список використаних джерел
- Писаренко В. Переваги електронного документообігу в діяльності органів державної влади та проблеми впровадження / В Писаренко.- [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.kbuapa.kharkov.ua/e-book/putp/2012-3/doc/1/06.pdf
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/851-15
- Безверхий К.В. Електронний документообіг на підприємстві як запорука успіху ведення бізнесу / К.В. Безверхий // Нові інформаційні технології в освіті. Технології «1» у підготовці ефективних та необхідних для національної економіки кадрів: матеріали Шостої всеукраїнської науково-практичної конференції студентів, аспірантів та молодих вчених / за заг. ред. к. ф.-м. н.. доц.. В.П. Шевченка. – К.: Кафедра, 2013. – С.17-20.
| 
