УДК 657.371
Височан Олег
к.е.н., доцент
Винар Юлія
магістрант
Національний університет “Львівська політехніка”
м. Львів
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ЯК ОСНОВНИЙ МЕТОД КОНТРОЛЮ ЗА НАЯВНІСТЮ І ЗБЕРЕЖЕНІСТЮ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ В БЮДЖЕТНІЙ УСТАНОВІ
Анотація
У статті досліджено питання інвентаризації як методу бухгалтерського обліку та контролю в бюджетних установах. Акцентовано увагу на завданнях та окремих організаційних аспектах інвентаризації основних засобів. Запропоновано низку змін до існуючої Інструкції з інвентаризації для підвищення ефективності контрольної функції обліку.
Ключові слова: інвентаризація, інвентаризаційна комісія, інвентаризаційний опис, протокол інвентаризаційної комісії.
Інвентаризація є одним із найбільш ефективних засобів підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності. Саме тому обов’язковість її проведення для підприємств, установ та організацій в Україні затверджена законодавчо.
Як зазначає В.В. Чудовець, забезпечити достовірність показників обліку і запобігти можливим відхиленням покликана інвентаризація – один із головних методів обліку і контролю. Її проведення дає змогу з’ясувати розходження між даними бухгалтерського обліку та фактичною наявністю, станом і оцінкою активів, власного капіталу і зобов’язань підприємства, перевірити повноту документального оформлення і відображення в обліку господарських операцій, підтвердити реальність показників звітності підприємства [1, с. 1].
В бюджетних установах інвентаризація сприяє виявленню викривлень показників фінансової та бюджетної звітності і забезпечує можливість для встановлення і покарання винних у цьому осіб.
Основним нормативним документом, що регламентує порядок проведення інвентаризації бюджетними установами є Інструкція [2], яка встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами та організаціями, що утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.
Інвентаризація в бюджетних установах може виступати базовим елементом методу бухгалтерського обліку лише у випадку реалізації всіх завдань поставлених перед нею (рис. 1).
Рис. 1. Основні завдання інвентаризації в бюджетних установах
Джерело: узагальнено на основі [2]
Інвентаризація в бюджетних установах проводиться за різними напрямами та функціональними ділянками обліку, серед яких особливе місце посідають основні засоби. При цьому інвентаризація часто виступає основним методом контролю за їх наявністю, збереженням та ефективним використанням. Для проведення інвентаризації основних засобів наказом керівника установи створюється комісія (місцева комісія) з числа працівників установи при обов’язковій участі головного бухгалтера (працівника бухгалтерії), яку очолює керівник (керівник підрозділу) або його заступник. Цим наказом також встановлюються терміни початку та завершення робіт з інвентаризації та відображення її результатів в обліку.
Професор П.Й. Атамас виділяє такі основні завдання інвентаризації основних засобів: виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб; виявлення не використовуваних основних засобів з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи; перевірка дотримання умов зберігання основних засобів, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням; виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням основних засобів; виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первинних документів та облікових регістрів; перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі основних засобів; виявлення недостач або лишків основних засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явищ, усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів [3, с.170].
При інвентаризації основних засобів інвентаризаційна комісія перевіряє їх фактичну наявність, підраховує кількість, звіряє інвентарні номери з номерами, зазначеними в інвентарних картках.
Також при проведенні інвентаризації комісія має визначити стан об’єкта основного засобу, тобто придатний чи непридатний він до експлуатації, потребує поточного чи капітального ремонту тощо. Якщо комісією будуть виявлені основні засоби, які не придатні до експлуатації та не підлягають відновленню, то у такому разі складається окремий опис цих об'єктів із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, через які вони стали непридатними до експлуатації (пооб’єктно).
Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня. Інструкцією [2] визначено періодичність проведення інвентаризації, які керівник при встановленні термінів її здійснення повинен враховувати (табл. 1).
Таблиця 1
Періодичність проведення інвентаризації необоротних активів бюджетними установами
|
Об’єкти необоротних активів
|
Періодичність (згідно з пунктами 1.5 та 1.6 Інструкції [2])
|
|
Будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти
|
Не менше одного разу на три роки
|
|
Музейні цінності
|
У відповідності зі строками, встановленими Міністерством культури України
|
|
Бібліотечні фонди
|
За рішенням керівника установи – один раз на п'ять років або протягом п'яти років з охопленням інвентаризацією щороку не менше 20% одиниць бібліотечного фонду з обов'язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) – протягом 30 днів
|
|
Інші основні засоби
|
У міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад – не менше одного разу на два роки; в інших установах – не менше одного разу на рік
|
|
Незавершені капітальні роботи інвентарного характеру і капітальні ремонти
|
Не менше одного разу на рік, але не раніше 1 грудня
|
|
Матеріальні цінності, що не належать установі, – як такі, що перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин
|
У терміни, зазначені вище для відповідних цінностей
|
Реформування та модернізація бухгалтерського обліку бюджетних установ спричинило до вдосконалення існуючих та виникнення нових об’єктів обліку, терміни та подекуди порядок інвентаризації яких не врегульовано нормами Інструкції [2], останні зміни до якої вносилися у 2010р. На наш погляд, вказаний документ слід:
- доповнити окремим розділом щодо інвентаризації довгострокових фінансових інвестицій у відповідності із Положенням з бухгалтерського обліку фінансових інвестицій бюджетних установ;
- конкретизувати періодичність та терміни проведення інвентаризації таких видів необоротних активів, як нематеріальні, а також робочі і продуктивні тварини в силу специфіки процесу їх бухгалтерського обліку.
Дані про фактичний стан та наявність основних засобів установи вносяться до інвентаризаційних описів, форму яких затверджено в додатках до Інструкції [2], а саме в додатку № 1 Інвентаризаційний опис основних засобів. Дані описи складаються окремо – по кожному виду цінностей, місцезнаходженню та матеріально-відповідальній особі у двох примірниках, які підписуються головою та членами комісії. Оформленні інвентаризаційні описи основних засобів передаються до бухгалтерії установи. Бухгалтерією в описи вносяться дані бухгалтерського обліку, а вразі виявлення розбіжностей заповнюється порівняльна відомість, які оформляються в одному примірнику за кожною матеріально-відповідальною особою. Дану відомість підписує працівник бухгалтерії, який її склав та матеріально-відповідальна особа [4, с. 16].
Після закінчення інвентаризації на підставі інвентаризаційних описів основних засобів та інших форм описів інвентаризаційною комісією складається Протокол, у якому зазначаються дані про причини та осіб, винних у недостачах, втратах, а також надлишках (у разі якщо такі були виявлені) та вказуються, яких заходів вжито стосовно цих осіб.
Отже, інвентаризація основних засобів є невід’ємним елементом системи бюджетного контролю, яка реалізовується у всіх, без винятку, бюджетних установах. Вона дозволяє розробляти і здійснювати заходи, спрямовані на забезпечення збереження необоротних активів установ. Саме завдяки належній інвентаризації здійснюється оперативний контроль за станом обліку основних засобів за місцями їх зберігання (експлуатації) та матеріально відповідальними особами, забезпечується зіставність показників звітності матеріально-відповідальних осіб із даними бухгалтерського обліку, дотриманням правил організації облікових процесів та умов використання таких активів установою.
Список використаних джерел
1. Чудовець В. В. Інвентаризація як метод обліку і контролю діяльності сільськогосподарських підприємств: автореф. дис. … канд. економ. наук: спец. 08.06.04 – бухгалтерський облік, аналіз і аудит / Віталій Васильович Чудовець. – Державна академія статистики, обліку та аудиту Держкомстату України. – К., 2006. – 20 с.
2. Про затвердження Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ: Наказ Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 №90.
3. Атамас П.Й. Облік у бюджетних установах: навч. посіб. / П.Й. Атамас. – 3-тє вид., доп. і перероб. – К.: Центр учбової літератури, 2009. – 288 с.
4. Пивовар І. Річну інвентаризацію закінчено: оформляємо лишки та нестачі / І. Пивовар, Н. Чередник // Баланс-Бюджет. – 2013. – № 43. – С.15-21.
| 
