Архів / Archive

УДК 657

Новодворська Вікторія

к.е.н., доцент

Мандибура Вікторія

студентка

Вінницький національний аграрний університет

м. Вінниця

ПЕРВИННА ОБЛІКОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ – ОСНОВНЕ ДЖЕРЕЛО ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Анотація

В статті розглянуто головні сутнісні характеристики первинної облікової інформації, що формується в процесі  фінансово-господарської діяльності у сільськогосподарських формуваннях та запропоновано основні напрями оптимізації процесу документування в умовах інституціональної основи запровадження МЗФЗ.

Ключові слова: бухгалтерський облік, документ, документування, первинний облік, облікова інформація.

Головним ресурсом комунікації у сучасному суспільстві є інформація. В умовах сьогодення перед сільськогосподарськими підприємствами досить гостро постають питання  щодо удосконалення механізму організації бухгалтерського обліку з метою забезпечення управлінського персоналу достовірною та об`єктивною інформацією про фінансово-економічні показники господарської діяльності. Зазвичай така інформація необхідна для реалізації поточних та перспективних напрямків розвитку сільськогосподарського підприємства, з врахуванням галузевих особливостей та законів ринку.

Питання пов‘язані з організацією документообігу на підприємстві завжди є і будуть актуальними, оскільки більша частина роботи бухгалтерів пов‘язана з створенням, обробкою, накопиченням та зберіганням документів. Кожна господарська операція в обов‘язковому порядку оформлюється первинним документом, на підставі якого факти господарського життя відображаються в регістрах аналітичного та синтетичного обліку та знаходять своє узагальнення у фінансовій звітності. В результаті утворюється багатоетапний документообіг та накопичення значної кількості документів в архіві після їх використання. Збереження інформації є заключним етапом документообігу. Це стосується як документів на паперових носіях, так і електронних документів [3].

Господарська діяльність сільгоспідприємства складається з численної кількості операцій, які обов'язково фіксуються в документах. Бездоганна організація роботи з документами має суттєвий вплив на оперативність і якість управління. Тому, оптимізація процесу документування в бухгалтерському обліку є одним із найактуальніших напрямів дослідження. Оперативне управління виробництвом вимагає бездоганної системи інформації, її своєчасного аналізу, прийняття на цій основі оперативних і правильних рішень. Звідси, інформаційне забезпечення повинно сприяти реалізації ефективного управління при мінімальних витратах на організацію та функціонування системи інформації (рис. 1).

Рис. 1. Структура облікового процесу

Зміни, які відбуваються в економіці країни у зв`язку з запровадженням  Податкового кодексу, мають значний вплив на формування системи облікової інформації, господарські відносини між підприємствами та з бюджетною системою, що вимагає якісно іншого підходу до економічної інформації підприємства, основним джерелом якої  є бухгалтерський облік та  своєчасна і правильна організація документування операцій.

Необхідність дослідження даної проблеми виникла через реальну кризу, що склалася у сфері практичного застосування облікової інформації вітчизняними сільгоспвиробниками. Як один із найбільш актуальних напрямів подібного дослідження є оптимізація процесу документування в бухгалтерському обліку. Нагальним завданням постає дослідження та формулювання основних принципів документування господарських операцій в бухгалтерському обліку для забезпечення потреб користувачів облікової інформації.

Першочерговим етапом облікового процесу є первинний облік інформації. Він відображує виробничу і господарську діяльність сільськогосподарського підприємства, стан його майна, коштів, розрахунків. Дані первинних документів несуть необхідну інформацію для контролю за станом господарської та фінансової діяльності.

Законодавче визначення первинної документації сформоване у п.1 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», і трактується як — основне джерело інформації про діяльність підприємства, а первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.

Обробка документів в бухгалтерії сільськогосподарського підприємства досить трудомістка робота, оскільки вона зумовлена не тільки значною кількістю документів, що підлягають обробці, а й складністю та перевантаженням документів зайвою інформацією, або відсутністю необхідних реквізитів для накопичення відповідної інформації. Це призводить до необгрунтованого збільшення бухгалтерської документації, і в результаті — до зниження ефективності роботи управлінського персоналу. Проведене дослідження рекомендованих до використання форм первинних документів для сільськогосподарських підприємств дає можливість виділити низку проблем. У процесі проектування бланків необхідно керуватися багатьма критеріями, зокрема такими як посилення контрольних і аналітичних властивостей документів, підвищення їхньої наочності та видимості, полегшення їхнього оформлення, відповідність вимогам автоматизованої обробки. Визначаючи обов'язкові реквізити конкретного первинного документа, необхідно керуватися Положенням про документальне забезпечення записів та Методичними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку [1, 2].

Скороченню трудомісткості оформлення та обробки документів повинні сприяти механізація та автоматизація обліку, використання самокопіюючих бланків документів, заповнення окремих реквізитів друкарським способом, тощо. Ті сільськогосподарські підприємства, які застосовують автоматизовану форму обліку досягли значного скорочення кількості документів, але не всі підприємства мають можливість застосування такої прогресивної форми обліку. Скорочення кількості документів, що використовуються на підприємстві можна досягти шляхом проведення відповідної аналітичної роботи, а також: укрупненням об'єктів обліку і уникнення зайвої деталізації; застосуванням нагромаджувальних документів замість разових, наприклад, лімітно-забірних карток, чи облікових листків тракториста-машиніста; скороченням кількості примірників документа, що значно зменшить витрати праці на виписування та звіряння; поєднання первинного документа з бухгалтерським регістром; оформлення кількох операцій одним документом, тощо.

Процес документування господарських операцій у сільському господарстві досить специфічний. Слід зазначити, що більшість первинних документів, які використовуються у цій галузі, були затверджені ще за радянських часів, а тому їх форми та зміст не відповідають сучасним вимогам документування господарських процесів. Отже, за даних обставин первинний облік в аграрних підприємствах потребує відповідних змін, проте доволі часто ці підприємства ще працюють за застарілими методиками.

Інтеграція економіки України в світове співтовариство вимагає адаптування її бухгалтерського обліку та звітності до міжнародних стандартів. У зв'язку зі змінами методологічних основ обліку діяльності аграрних підприємств, постала проблема документування фактів їх господарського життя з врахуванням інтеграційних процесів та інституціональних основ запровадження МСФЗ. Звідси,  інформаційне забезпечення повинне сприяти реалізації ефективного управління при мінімальних витратах на організацію та функціонування системи інформації. Основними вимогами до інформаційного забезпечення системи управління сільськогосподарських підприємств є наступні:

 - по-перше, необхідна її повнота, тобто інформація про об'єкт управління повинна бути достатньою та охоплювати його по всіх керованих параметрах;

- по-друге, необхідна точність, при якій кількісні характеристики параметрів повинні визначати стан керованого об'єкта у числовому значенні;

- по-третє, потрібна надійність (вірогідність) інформації, при якій  отримані дані не перекручують реальний стан справ;

- по-четверте, інформація повинна надходити вчасно. Тому необхідно  встановити та дотримуватися проміжків часу, протягом яких надходитиме інформація, яка необхідна системі управління для прийняття відповідних рішень. Несвоєчасне отримання інформації порушує нормальний господарський цикл та  знецінює отримані показники.

Список використаних джерел

1. Методичні рекомендації про застосування регістрів журнально-ордерної форми обліку для сільськогосподарських підприємств, затв. Наказом Міністерства аграрної політики України від 04.06. 2009 р. №390.
2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затв. Наказом Мінфіну України  від 24.05.95р. №88.
3. Тесленко Т.І. Порядок формування архиву документів, створених в електронній формі / Т.І. Тесленко,  Н.А.Коровецька //Збірник наукових праць Луцького національного технічного університету. Випуск 10(37). – Ч.4. – Луцьк, 2013. – С.265-271.